Informacja o podwyżce cen – wzór maila i pisma do klientów

Informacja o podwyżce cen potrzebuje pięciu rzeczy: nowej ceny, daty, powodu w jednym zdaniu, tego, co się nie zmienia, i osoby, która odpowie na pytania. Niżej masz gotowe wzory maila, pisma, SMS-a i komunikatu na stronę dla biura rachunkowego, abonamentu, salonu, warsztatu i firmy B2B. Dalej zestawiam zdania, które same zapraszają klienta do targowania się, z ich mocniejszymi wersjami.

Jak napisać maila o podwyżce cen – wzór

Zacznij od kwoty i daty, nie od kosztów. Klient otwiera taki mail z dwoma pytaniami: ile i od kiedy. Ten szkielet pasuje do każdej branży, a niżej znajdziesz wersje gotowe dla pięciu.

Temat: Nowa cena [usługi] od [data]

Dzień dobry, [Pani/Panie + imię w wołaczu],

od [data, np. 1 stycznia 2027 r.] [usługa] kosztuje [nowa kwota] zamiast [stara kwota]. [Powód w jednym zdaniu.]

[Co się nie zmienia albo co zyskujesz – jedno zdanie.] Pierwsza faktura z nową kwotą obejmie [miesiąc].

Pytania? Odpowie [imię i nazwisko], [telefon], [e-mail].

[Imię i nazwisko]
[nazwa firmy]

Każda z pięciu rzeczy ma w tym mailu swoje miejsce:

1. Nowa cena obok starej. Klient i tak porówna ją z ostatnią fakturą. Podaj obie kwoty, a w mailu do firmy dopisz „netto”.
2. Data zamiast „od nowego roku”. Napisz dzień zmiany i miesiąc, za który przyjdzie pierwsza faktura z nową kwotą.
3. Powód w jednym zdaniu. Wybierz jeden koszt, który klient zna albo może sprawdzić.
4. Co się nie zmienia. Jeśli zakres, terminy i osoba prowadząca zostają, napisz to wprost. Jeśli klient dostaje coś nowego, napisz co.
5. Imię i telefon. Pytanie o cenę trafi wtedy do osoby, która zna umowę klienta, a nie do skrzynki biuro@.

Powód decyduje, czy klient uzna podwyżkę za uczciwą. W latach 1984–1985 Daniel Kahneman, Jack Knetsch i Richard Thaler pytali przez telefon mieszkańców Toronto i Vancouver, czy decyzje firm są uczciwe. Sklep z narzędziami podnosi cenę łopat do śniegu z 15 do 20 dolarów rano po śnieżycy – 82% badanych uznało to za nieuczciwe. Sklep spożywczy podnosi cenę sałaty o 30 centów, bo o tyle więcej zapłacił w hurcie – 79% uznało to za w porządku („American Economic Review”, 1986).

Łopaty zdrożały, bo spadł śnieg. Sałata zdrożała, bo więcej kosztowała w hurcie. Dlatego w mailu podajesz jeden koszt, który klient rozumie. Na 2027 r. taki koszt widać w Dzienniku Ustaw: minimalne wynagrodzenie rośnie z 4806 zł do 4950 zł, czyli o 3% (rozporządzenia Rady Ministrów na 2026 r. i na 2027 r.). Przy podwyżce o 3% to zdanie wystarczy. Przy podwyżce o 15% klient sam policzy różnicę.

Informacja o podwyżce cen usług księgowych – wzór

Biuro rachunkowe pisze do klienta, który swoją stawkę zna z każdej faktury, więc nowa kwota idzie w pierwsze zdanie. Najgorzej, gdy klient zobaczy ją po raz pierwszy na fakturze za styczeń. Jeśli stawka jest wpisana w umowę albo klient prowadzi jednoosobową działalność, przeczytaj też ostatnią część tekstu – o prawie.

Wersja formalna, do spółki z umową na prowadzenie ksiąg:

Temat: Wynagrodzenie za obsługę księgową od 1 stycznia 2027 r.

Szanowni Państwo,

od 1 stycznia 2027 r. miesięczne wynagrodzenie za prowadzenie ksiąg rachunkowych [nazwa spółki] wynosi [kwota] zł netto. Dotąd było to [kwota] zł netto. Zmianę wprowadzamy na podstawie [paragraf umowy o zmianie wynagrodzenia].

[Powód w jednym zdaniu, np. Od stycznia podnosimy o 5% wynagrodzenia księgowych, którzy prowadzą Państwa sprawy.]

Zakres usług, terminy przekazywania dokumentów i osoba prowadząca Państwa księgi pozostają bez zmian. Pierwsza faktura z nową kwotą obejmie styczeń 2027 r.

Na pytania odpowiem osobiście: [imię i nazwisko], [telefon], [e-mail].

Z poważaniem
[imię i nazwisko, stanowisko]
[nazwa biura]

Wersja prostsza, do klienta na jednoosobowej działalności:

Temat: Księgowość od stycznia – nowa stawka

Dzień dobry, Panie [imię w wołaczu],

od 1 stycznia 2027 r. prowadzenie Pana książki przychodów i rozchodów kosztuje [kwota] zł netto miesięcznie zamiast [kwota] zł. [Powód albo zysk w jednym zdaniu, np. Od stycznia pracujemy w programie, do którego dokumenty wysyła Pan zdjęciem z telefonu.]

Ta stawka nie zmieni się do końca 2027 r. Termin na dokumenty też zostaje ten sam: do [dzień] każdego miesiąca.

Gdyby coś było niejasne, proszę dzwonić prosto do mnie: [telefon].

[Imię i nazwisko]
[nazwa biura]

Zdanie „Ta stawka nie zmieni się do końca 2027 r.” odpowiada na pytanie, którego klient nie zada na głos: czy za pół roku przyjdzie kolejna podwyżka. Wpisz je tylko wtedy, gdy możesz dotrzymać tej obietnicy.

Przypomnienie SMS-em albo w komunikatorze, tydzień przed pierwszą fakturą z nową kwotą:

Panie [imię], przypominam: od faktury za styczeń księgowość kosztuje [kwota] zł netto miesięcznie. [Imię], [nazwa biura]

Pismo o podwyżce cen – wzór dla firmy B2B

Pismo wysyłasz, gdy klient kupuje według cennika dołączonego do umowy. Nadaj je listem poleconym za potwierdzeniem odbioru albo wyślij mailem jako PDF i poproś o potwierdzenie, że dotarło.

[Miejscowość], [data]

[Nazwa firmy klienta]
[adres]

Dotyczy: nowego cennika do umowy nr [numer] z [data zawarcia]

Szanowni Państwo,

od [data, np. 1 stycznia 2027 r.] obowiązuje nowy cennik, który jest załącznikiem do umowy nr [numer]. Ceny [grupa produktów albo usług] rosną średnio o [X]%. Pełną listę cen netto zawiera załącznik.

[Powód w jednym zdaniu, np. Od listopada nasi dostawcy podnieśli ceny [surowca] o [X]%.]

Bez zmian pozostają termin płatności ([liczba] dni), rabat ilościowy i czas dostawy. Zamówienia złożone do [data] zrealizujemy według dotychczasowych cen.

Osobą kontaktową w sprawie cennika jest [imię i nazwisko, stanowisko], tel. [numer], e-mail [adres].

Z poważaniem
[imię i nazwisko, stanowisko]
[podpis]

Załącznik: cennik obowiązujący od [data]

Cennik dołącz jako plik PDF, nie jako link do strony. Kodeks cywilny wymaga, żeby wzorzec umowy w postaci elektronicznej udostępnić tak, aby druga strona mogła go „przechowywać i odtwarzać w zwykłym toku czynności” (art. 384 § 4, do którego przy zmianach w trakcie umowy odsyła art. 384¹). Strona z cennikiem zmieni się przy następnej podwyżce. PDF zostanie w skrzynce klienta taki, jaki go wysłałeś.

Podwyżka w abonamencie – mail z prośbą o akceptację

W abonamencie z płatnością z karty sam mail nie wystarczy: według Prezesa UOKiK klient indywidualny musi nową cenę zaakceptować. W jego ocenie nowa cena może obowiązywać od kolejnego okresu subskrypcji „tylko za uprzednią zgodą konsumenta”. Prezes urzędu dodał: „Nie ma czegoś takiego jak ‚milcząca zgoda’ konsumenta” (UOKiK, 6 grudnia 2023 r.).

Daj klientowi czas na decyzję. Jeśli reszta cennika zmienia się 1 stycznia, abonament może zmienić się miesiąc później. Mail z klubu fitness, szkoły językowej albo innego abonamentu z płatnością co miesiąc kończy się prośbą o kliknięcie:

Temat: Twój karnet od 1 lutego – potwierdź nową cenę

Cześć [imię],

od 1 lutego 2027 r. karnet open kosztuje [kwota] zł miesięcznie zamiast [kwota] zł. [Powód albo zysk w jednym zdaniu, np. Od stycznia klub jest czynny także w niedziele, od 8:00 do 20:00.]

Nowa cena zacznie Cię obowiązywać dopiero wtedy, gdy ją zaakceptujesz. Kliknij „Akceptuję” w [aplikacji / pod linkiem] do [data]. Bez akceptacji [to, co przewiduje regulamin, np. karnet skończy się z ostatnim opłaconym dniem, a z karty nie pobierzemy kolejnej płatności].

Godziny zajęć i zasady zamrażania karnetu zostają bez zmian. Pytania? Napisz albo zadzwoń do [imię] z recepcji: [telefon].

[Imię]
[nazwa klubu]

Komunikat w aplikacji albo na stronie:

Od 1 lutego 2027 r. karnet open kosztuje [kwota] zł. Nową cenę potwierdzasz w zakładce [nazwa] do [data]. Bez potwierdzenia karnet kończy się z ostatnim opłaconym dniem.

Nowy cennik w salonie – post, kartka i SMS

Podwyżka w salonie zaczyna się od zdjęcia starego cennika ze ściany. Cennik usług musi być w salonie „w miejscu ogólnodostępnym i dobrze widocznym dla konsumentów” (§ 11 rozporządzenia w sprawie uwidaczniania cen towarów i usług). Gdy cennik na ścianie mówi co innego niż kasa, konsument może żądać usługi „po cenie dla niego najkorzystniejszej” (art. 5 ustawy o informowaniu o cenach towarów i usług).

Zmień więc ceny tego samego dnia wszędzie, gdzie klient je widzi: na ścianie, na stronie, w aplikacji do rezerwacji i w Profilu Firmy w Google. W profilu, jeśli ma sekcję usług, zrobisz to w „Edytuj usługi”, a cenę wpiszesz w osobne pole. Usługę niestandardową z ceną w nazwie Google odrzuca automatycznie (Pomoc Profilu Firmy w Google).

Post na Facebooka i Instagram albo komunikat na stronie:

Od 2 stycznia 2027 r. obowiązuje nowy cennik. Strzyżenie damskie kosztuje [kwota] zł, a koloryzacja od [kwota] zł. Cały cennik wisi w salonie i na [stronie / w aplikacji].

Wizyty umówione do [data ogłoszenia] rozliczymy po starych cenach. [Co zyskujesz, np. Od stycznia do każdej koloryzacji dodajemy zabieg regenerujący bez dopłaty.]

Pytania? Zadzwoń do [imię]: [telefon].

Kartka przy recepcji:

Od 2 stycznia obowiązuje nowy cennik. Wizyty umówione do [data ogłoszenia] rozliczamy po starych cenach.

Klientka umówiona przed ogłoszeniem widziała przy zapisie stare ceny. Rozlicz ją po starych – różnica na jednej wizycie kosztuje mniej niż spór przy kasie. SMS do klientki, która ma wizytę po dniu zmiany:

Pani [imię], wizytę 8.01 rozliczymy po starych cenach, nowe obowiązują od 2.01. [salon]

Nowa stawka w warsztacie – komunikat i SMS

Stawka za roboczogodzinę w komunikacie mówi też, czego nie obejmuje. Rozporządzenie o uwidacznianiu cen pozwala podawać w usługach stawki godzinowe, ale mają one zawierać „wszystkie elementy składowe ceny”. Jeśli cena naprawy nie obejmuje części, klient musi się o tym dowiedzieć „jednoznacznie” – także z oferty i kosztorysu (§ 10 rozporządzenia). Klientom indywidualnym podajesz stawkę z VAT, jeśli go naliczasz (art. 3 ust. 2 ustawy o informowaniu o cenach).

Komunikat na stronę, do Profilu Firmy w Google i na tablicę przy ladzie:

Od 4 stycznia 2027 r. roboczogodzina kosztuje [kwota] zł z VAT. Dotąd było to [kwota] zł. Części i materiały wyceniamy osobno, zawsze przed naprawą.

Naprawy wycenione do 31 grudnia wykonamy według wyceny. [Powód albo zysk w jednym zdaniu, np. Od stycznia diagnozujemy auta nowym testerem, który obsługuje też hybrydy.]

Pytania? Zadzwoń do [imię]: [telefon].

SMS do klienta z umówionym terminem:

Panie [imię], przegląd 12.01 zrobimy według grudniowej wyceny. Nowa stawka obowiązuje od 4.01. [warsztat]

Zdania, które same proszą o negocjacje

Do targowania zapraszają przeprosiny, „niestety”, „niewielka korekta” i mail bez kwoty. Tak wygląda ta sama informacja w dwóch wersjach. Firma sprzątająca pisze do biura, w którym sprząta pięć dni w tygodniu.

Wersja słaba:

Temat: Ważna informacja dla Klientów

Drodzy Klienci,

niestety jesteśmy zmuszeni poinformować Państwa o konieczności zmiany cennika. W związku z sytuacją gospodarczą, utrzymującą się inflacją, rosnącymi cenami energii, paliw i środków czystości oraz wzrostem kosztów pracy dalsze utrzymanie dotychczasowych stawek nie jest możliwe.

Przez ostatnie miesiące robiliśmy wszystko, aby uniknąć tej decyzji. Niestety koszty prowadzenia działalności wzrosły na tyle, że od nowego roku musimy wprowadzić niewielką korektę cen.

Bardzo przepraszamy i liczymy na Państwa zrozumienie. Jeśli nowe warunki budzą wątpliwości, jesteśmy otwarci na rozmowę.

Zespół [nazwa firmy]

Wersja mocna:

Temat: Sprzątanie biura od 1 stycznia 2027 r. – nowa stawka

Dzień dobry, Pani [imię w wołaczu],

od 1 stycznia 2027 r. sprzątanie Państwa biura kosztuje 1750 zł netto miesięcznie zamiast 1700 zł. Minimalne wynagrodzenie rośnie od stycznia o 3% i o tyle podnosimy pensje ekipy, która u Państwa sprząta.

Grafik się nie zmienia: pięć dni w tygodniu, po 18:00. Pierwsza faktura z nową kwotą obejmie styczeń.

Pytania? Proszę dzwonić prosto do mnie: [telefon].

[Imię i nazwisko]
[nazwa firmy]

Obie wersje mają podobną długość: słaba 86 słów, mocna 78, licząc z tematem i podpisem. Słaba nie podaje ani kwoty, ani daty, ani nazwiska. Mocna odpowiada na cztery pytania klienta: ile, od kiedy, dlaczego i do kogo dzwonić. Słaba mówi głównie o firmie: „jesteśmy zmuszeni”, „robiliśmy wszystko”, „liczymy”. Czytelnika „nie interesuje, co autor oferty mówi o sobie” – to pierwszy punkt z listy słów, które odstraszają klientów.

Zamiast	Napisz	Co słyszy klient
„Niestety jesteśmy zmuszeni...”	„Od 1 stycznia 2027 r. sprzątanie kosztuje 1750 zł netto.”	Firma sama nie chce tej decyzji. Może da się ją odwrócić.
„Bardzo przepraszamy”	Nie przepraszaj. Podwyżka nie jest błędem.	Skoro przepraszają, należy mi się coś w zamian.
„Liczymy na Państwa zrozumienie”	„Pytania? Proszę dzwonić do mnie: [telefon].”	Proszą o zgodę, więc mogę jej nie dać.
„Niewielka korekta cen”	„1750 zł netto zamiast 1700 zł”	Skoro niewielka, mogą z niej zrezygnować.
„Od nowego roku”	„Od 1 stycznia 2027 r.”	Jeszcze nic nie postanowili.
„Jesteśmy otwarci na rozmowę”	„Jeśli wolą Państwo mniejszy zakres, dobierzemy go do budżetu.”	Cena jest do negocjacji, wystarczy zadzwonić.
„Drodzy Klienci”, „Zespół firmy”	„Pani Joanno”, „Jan Kowalski”	Ten list jest do wszystkich, czyli do nikogo.

Tłumaczenie podwyżki inflacją to osobny błąd. Wskaźnik inflacji mierzy ceny w koszyku zakupów konsumenta, nie Twoje koszty. We wrześniu 2026 r. ceny towarów i usług konsumpcyjnych wzrosły o 4,1% rok do roku: usług o 5,3%, towarów o 3,6% (GUS, stan na 24.10.2026). Przy podwyżce o 15% akapit o inflacji pokazuje klientowi, o ile podwyżka ją przekracza.

„Inflacja nie jest magicznym słowem” – tak UOKiK zatytułował fragment komunikatu z 12 października 2026 r. o karach dla czterech banków (decyzje są nieprawomocne). Urząd pisze w nim, że inflacja może mieć znaczenie dla wykonywania umów, ale nie oznacza „automatycznego prawa do podwyżki” (UOKiK).

Kiedy i jak poinformować klienta o podwyżce cen

Wyślij informację tak, żeby przed nową ceną zmieścił się okres wypowiedzenia z umowy. Przy miesięcznym wypowiedzeniu i cenach od 1 stycznia 2027 r. wyślij ją na początku listopada. To mój rachunek z zapasem, nie termin z ustawy – skąd się bierze, wyjaśniam w ostatniej części.

Kanał zależy od tego, jak klient kupuje:

• Klient z umową (księgowość, sprzątanie, dostawy) dostaje mail albo pismo z cennikiem w PDF.
• Klient z abonamentem dostaje mail z prośbą o akceptację i komunikat w aplikacji.
• Klient salonu i warsztatu widzi nowy cennik w lokalu, na stronie i w Profilu Firmy w Google od tego samego dnia. SMS dostaje, jeśli ma termin po dniu zmiany.

Nie doklejaj podwyżki do życzeń świątecznych. Kartka z życzeniami i nową stawką w dopisku to już nie życzenia, tylko cennik z choinką. Informację wyślij w listopadzie, a życzenia osobno, w grudniu – gotowe teksty dla siedmiu branż są w tekście o życzeniach świątecznych dla klientów.

Sprawdź też kalendarz. Nowy Rok 2027 wypada w piątek i jest dniem wolnym od pracy (ustawa o dniach wolnych od pracy). Salon otwarty w soboty zacznie nowy cennik 2 stycznia. Warsztat, który pracuje od poniedziałku do piątku, zacznie 4 stycznia.

Podwyżka w trwającej umowie – co mówi prawo

Nowy wzorzec umowy, na przykład regulamin z cennikiem, wiąże klienta w trwającej umowie, jeśli go dostał i nie wypowiedział umowy „w najbliższym terminie wypowiedzenia” (art. 384¹ Kodeksu cywilnego). Dotyczy to umów o charakterze ciągłym, takich jak stała obsługa księgowa czy sprzątanie. Stąd termin wysyłki z poprzedniej części. To informacja ogólna, nie porada prawna, według stanu na 24.10.2026.

Cena wpisana w samą umowę to inna sytuacja. Gdy umowa i wzorzec mówią co innego, strony wiąże umowa (art. 385 § 1 Kodeksu cywilnego). Najpierw sprawdź, co Twoja umowa mówi o zmianie wynagrodzenia.

Z klientami indywidualnymi jest ostrzej. Kodeks w razie wątpliwości uznaje za niedozwolony zapis, który pozwala podnieść cenę po zawarciu umowy „bez przyznania konsumentowi prawa odstąpienia od umowy” (art. 385³ pkt 20). Od 1 stycznia 2021 r. te same przepisy chronią osobę na jednoosobowej działalności, jeśli z treści umowy wynika, że nie ma ona dla niej charakteru zawodowego (art. 385⁵, biznes.gov.pl).

Fryzjerka na JDG, która zleca biuru rachunkowemu księgowość, ma NIP i firmę. W umowie z biurem przepisy o klauzulach niedozwolonych mogą ją chronić jak konsumentkę.