Jak napisać ofertę handlową – wzór i przykład oferty na wykonanie usługi

Oferta handlowa to propozycja umowy dla jednego klienta: co zrobisz, za ile, od kiedy i do kiedy obowiązuje cena. Dobra oferta jest tak kompletna, że klient może ją przyjąć jednym słowem: „Przyjmuję”. Niżej masz wzór oferty handlowej do skopiowania, pełny przykład oferty na sprzątanie biura, dwa maile z odpowiedzią na zapytanie ofertowe i przepisy, które mówią, kiedy oferta Cię wiąże.

Kodeks cywilny definiuje ofertę jednym zdaniem: to oświadczenie woli zawarcia umowy, które określa jej istotne postanowienia (art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego, stan na 24.10.2026). Jeśli klient przyjmie taką ofertę bez zmian, umowa jest zawarta na jej warunkach. Dlatego w ofercie nie ma miejsca na „około” i „do ustalenia”. Każde takie słowo klient przeczyta po swojemu, a Ciebie będzie wiązać to, co napisałeś.

Co powinna zawierać oferta handlowa

Oferta handlowa powinna zawierać dziesięć elementów, w tej kolejności:

1. Kto, komu i kiedy. Nazwa, adres i NIP Twojej firmy, imię i nazwisko osoby po stronie klienta, data i numer oferty. Z numerem klient napisze „przyjmuję ofertę nr 27/10/2026”, a nie „przyjmuję tę ofertę z czwartku”.
2. Czego dotyczy – słowami klienta. Klient pytał o „sprzątanie biura po 18:00”? Tak nazwij ofertę, a nie „usługi utrzymania czystości obiektów”.
3. Zakres w liczbach. Metry, sztuki, godziny, liczba wizyt. Do tego jedno zdanie o tym, czego oferta nie obejmuje.
4. Termin. Data startu albo liczba dni od przyjęcia oferty i czas realizacji.
5. Cena. Kwota z dopiskiem, czy to netto, czy brutto. Prace dodatkowe też z ceną: za godzinę, sztukę albo metr.
6. Płatność. Faktura, termin przelewu w dniach i zaliczka, jeśli ją bierzesz.
7. Jeden sprawdzalny powód, żeby wybrać Ciebie. Na przykład ta sama ekipa przy każdym sprzątaniu, klucze w sejfie z rejestrem wydań, tydzień próbny. „Profesjonalna obsługa” takim powodem nie jest, bo przed zakupem nie da się jej sprawdzić.
8. Termin ważności. Konkretna data: „oferta ważna do 6 listopada 2026 r.”. Przy „ważna 14 dni” klient nie wie, czy liczyć od wysłania, czy od przeczytania.
9. Jak przyjąć ofertę. Jedno zdanie: „Wystarczy odpisać ‚Przyjmuję’”. Do tego informacja, co dzieje się potem: umowa, faktura zaliczkowa, termin startu.
10. Kontakt do osoby, która odpowie na pytania. Imię, nazwisko, telefon i mail do konkretnej osoby.

Brakuje jednego punktu – klient zadzwoni z pytaniem. Albo nie zadzwoni i wybierze ofertę, w której było wszystko.

Wzór oferty handlowej do skopiowania

Wzór ma te same sekcje co lista wyżej, w tej samej kolejności. W miejsce nawiasów wpisz swoje dane, a zdania bez nawiasów zostaw. Ceny są w nim netto + VAT, bo to oferta dla firmy – osobie prywatnej podaj cenę brutto. Jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT, podaj jedną kwotę – tę, którą klient zapłaci.

Całość wklej do treści maila. Jeśli klient musi pokazać ofertę wspólnikowi albo księgowej, zapisz ją też jako PDF – w Wordzie albo w Dokumentach Google – i dołącz do tego samego maila.

Oferta nr [numer] z [data]
Od: [nazwa Twojej firmy], [adres], NIP [numer]
Dla: [imię i nazwisko], [nazwa firmy klienta]

Dzień dobry, [Pani Anno / Panie Tomaszu],

Dziękuję za zapytanie z [data] w sprawie [usługa słowami klienta]. Poniżej moja oferta.

Zakres
– [czynność z liczbą: metry, sztuki, wizyty]
– [czynność z liczbą]
– [czynność z liczbą]
Oferta nie obejmuje: [czego nie robisz w tej cenie].

Termin
Start: [data albo „w ciągu [liczba] dni od przyjęcia oferty”]. Realizacja: [liczba dni, tygodni albo czas trwania umowy].

Cena
[kwota] zł netto + VAT [za całość, za miesiąc, za godzinę].
Prace dodatkowe: [stawka] zł netto + VAT za [godzinę, sztukę, metr].

Płatność
Faktura [po wykonaniu, raz w miesiącu], przelew w ciągu [liczba] dni.

Dlaczego my
[Jeden fakt, który klient może sprawdzić.]

Ważność oferty
Oferta jest ważna do [data]. Może być przyjęta tylko bez zastrzeżeń.

Jak przyjąć ofertę
Wystarczy odpisać na tę wiadomość: „Przyjmuję”. [Co dzieje się potem, np. umowę wyślę następnego dnia roboczego.]

[Imię i nazwisko]
[stanowisko], [nazwa Twojej firmy]
[telefon], [e-mail]

Zdanie „Może być przyjęta tylko bez zastrzeżeń” nie jest ozdobnikiem. Po co tam stoi, wyjaśniam niżej, w części o tym, kiedy oferta Cię wiąże.

Przykład oferty na wykonanie usługi – sprzątanie biura

Tak wygląda wzór wypełniony przez firmę sprzątającą, która odpowiada biuru rachunkowemu na zapytanie. Liczby i kwoty są przykładowe – wpisz swoje.

Oferta nr 27/10/2026 z 23 października 2026 r.
Od: [nazwa Twojej firmy], [adres], NIP [numer]
Dla: Anna [nazwisko], [nazwa biura rachunkowego]

Dzień dobry, Pani Anno,

Dziękuję za zapytanie z 21 października w sprawie sprzątania biura po 18:00. Biuro obejrzałem 22 października. Poniżej moja oferta.

Zakres
– sprzątanie biura o powierzchni 180 m² w poniedziałki, środy i piątki od 18:00: odkurzanie i mycie podłóg, przecieranie 14 biurek, opróżnianie koszy i niszczarek,
– dwie łazienki: mycie i dezynfekcja, uzupełnianie papieru i mydła z zapasu biura,
– aneks kuchenny: blaty, zlew, rozładowanie zmywarki, lodówka z zewnątrz,
– raz w miesiącu: mycie okien od wewnątrz.
Oferta nie obejmuje mycia okien od zewnątrz, prania wykładziny ani sprzątania po remoncie. Te prace wycenię osobno.

Termin
Zaczynamy w pierwszy poniedziałek po przyjęciu oferty. Umowa na czas nieokreślony z miesięcznym okresem wypowiedzenia.

Cena
1750 zł netto + VAT miesięcznie.
Dodatkowe sprzątanie na zamówienie: 60 zł netto + VAT za godzinę.

Płatność
Faktura na koniec miesiąca, przelew w ciągu 14 dni.

Dlaczego my
Do biura będzie przyjeżdżać zawsze ta sama dwuosobowa ekipa. Klucze trzymamy w sejfie z rejestrem wydań. Pierwszy tydzień jest próbny: wszystko, co Pani wskaże, poprawimy następnego dnia bez dopłaty.

Ważność oferty
Oferta jest ważna do 6 listopada 2026 r. Może być przyjęta tylko bez zastrzeżeń.

Jak przyjąć ofertę
Wystarczy odpisać na tę wiadomość: „Przyjmuję”. Umowę z tym zakresem wyślę następnego dnia roboczego.

[Imię i nazwisko]
[nazwa Twojej firmy]
[telefon], [e-mail]

Zakres zajmuje w tej ofercie więcej miejsca niż cena. Bez zakresu cena nic nie mówi: 1750 zł za trzy wizyty w tygodniu z oknami raz w miesiącu to inna usługa niż 1750 zł za „sprzątanie biura”. A zdanie „Oferta nie obejmuje” zamyka spór o okna od zewnątrz, zanim ktoś go zacznie.

Odpowiedź na zapytanie ofertowe – wzór maila

Zapytanie ofertowe to jeszcze nie zamówienie, tylko prośba o ofertę. Ofertą może być dopiero Twoja odpowiedź – jeśli napiszesz w niej, co zrobisz i za ile. Odpowiedz w ciągu jednego dnia roboczego, nawet jeśli na razie masz tylko pytania.

Gdy zapytanie ma wszystko, czego potrzebujesz do wyceny, odpowiedz od razu ofertą:

Temat: Oferta nr [numer] – [usługa] dla [nazwa firmy klienta]

Dzień dobry, [Pani Anno / Panie Tomaszu],

Dziękuję za zapytanie z [data]. Za [usługa słowami klienta] proponuję [kwota] zł netto + VAT [za całość albo miesięcznie]. Mogę zacząć [data]. Pełną ofertę wklejam poniżej i dołączam jako PDF.

Oferta jest ważna do [data]. Żeby ją przyjąć, wystarczy odpisać „Przyjmuję”.

Jeśli w zakresie czegoś brakuje, proszę o odpowiedź – poprawioną ofertę wyślę [tego samego dnia].

[Imię i nazwisko]
[telefon]

[Oferta według wzoru wyżej]

Gdy zapytanie brzmi tylko „Ile kosztuje sprzątanie biura?”, nie zgaduj ceny. Zapytaj o to, co ją zmienia:

Temat: [usługa] – trzy pytania przed wyceną

Dzień dobry, [Pani Anno / Panie Tomaszu],

Dziękuję za zapytanie. Żeby podać cenę, której nie trzeba będzie zmieniać po pierwszej wizycie, potrzebuję trzech informacji:

1. [pytanie o wielkość, np. Ile metrów ma biuro i ile jest w nim łazienek?]
2. [pytanie o częstotliwość, np. Ile razy w tygodniu mamy sprzątać?]
3. [pytanie o warunek, który zmienia cenę, np. Od której godziny biuro jest puste?]

Mogę też przyjechać na 15 minut i obejrzeć [biuro] na miejscu, np. [dzień, godzina] albo [dzień, godzina]. Ofertę wyślę w ciągu [liczba] dni od odpowiedzi albo od oględzin.

[Imię i nazwisko]
[telefon]

Trzy pytania wystarczą. Pytaj tylko o to, co zmienia cenę albo termin – resztę klient doprecyzuje, gdy dostanie ofertę.

Jak napisać ofertę handlową krok po kroku

Ofertę piszesz w siedmiu krokach:

1. Wypisz słowa klienta z zapytania. Jeśli pisze o „sprzątaniu po 18:00”, te słowa trafią do tematu maila, pierwszego zdania i zakresu.
2. Policz zakres na miejscu albo ze zdjęć. Metry, sztuki, godziny. Oferta „na oko” ma cenę „na oko”.
3. Zobacz, jak ofertę piszą inni. Weź od nich układ, nie zdania. Skopiowana oferta brzmi jak cudza, bo jest cudza.
4. Napisz całość za jednym razem. Wypełnij wzór od góry do dołu i nie poprawiaj w trakcie.
5. Odłóż ofertę do jutra, jeśli termin na to pozwala. Rano zobaczysz „około” i „do ustalenia”, których wieczorem nie widziałeś.
6. Daj ją przeczytać komuś, kto nie zna sprawy. Zapytaj o dwie rzeczy: co dokładnie dostanie klient i ile zapłaci. Jeśli usłyszysz coś innego, niż miałeś na myśli, popraw zakres.
7. Porównaj ją z ofertą konkurencji tak, jak zrobi to klient. Połóż obie obok siebie i zadaj sobie pytanie, którą przyjąłbyś za własne pieniądze. Jeśli nie swoją – poprawiaj, aż odpowiedź się zmieni.

Oferta a cennik – kiedy oferta Cię wiąże

Cennik na stronie zwykle nie jest ofertą. Ogłoszenia, reklamy, cenniki i inne informacje Kodeks cywilny w razie wątpliwości traktuje jako zaproszenie do zawarcia umowy – także wtedy, gdy wysyłasz je jednej osobie (art. 71 Kodeksu cywilnego). Wtedy ofertę składa dopiero klient, który wybierze pakiet z cennika i napisze „biorę”. To Ty decydujesz, czy ją przyjmiesz.

Oferta bez terminu ważności

Jeśli w ofercie nie ma terminu na odpowiedź, o tym, jak długo Cię wiąże, decyduje kodeks. Oferta złożona w rozmowie, na miejscu albo przez telefon, przestaje wiązać, jeśli klient nie przyjmie jej niezwłocznie. Oferta złożona w inny sposób, np. listem, wiąże tylko przez czas, w którym normalnie dostałbyś odpowiedź wysłaną bez zbędnej zwłoki (art. 66 § 2).

Ile to dni, przepis nie mówi. Nie mówi też, do której z tych dwóch grup należy mail. Dlatego wpisz w ofertę datę, do której jesteś w stanie utrzymać cenę.

Oferta z terminem – do tej daty jej nie odwołasz

Między firmami ofertę można odwołać, jeśli odwołanie dotrze do klienta, zanim ten wyśle przyjęcie (art. 66² § 1). Nie odwołasz jej jednak, jeśli ma termin przyjęcia albo jeśli z jej treści wynika, że jest nieodwołalna (art. 66² § 2). Gdy klientem jest osoba prywatna, zasada jest surowsza: odwołanie działa tylko wtedy, gdy dotrze do niej razem z ofertą albo wcześniej (art. 61 § 1).

Data ważności to więc dla klienta gwarancja ceny, a dla Ciebie zobowiązanie. Jeśli ceny u Twoich dostawców zmieniają się co tydzień, daj krótszy termin zamiast dopisku „cena do potwierdzenia”.

„Biorę, ale taniej” to nowa oferta

Klient, który odpisze „Przyjmuję, ale za 1500 zł”, nie przyjął Twojej oferty. Kodeks uznaje przyjęcie z zastrzeżeniem zmian za nową ofertę (art. 68) – teraz to Ty decydujesz, czy się zgodzić.

Między firmami jest wyjątek: odpowiedź z poprawkami albo uzupełnieniami, które nie zmieniają istotnie treści oferty, liczy się jako przyjęcie, a umowa obejmuje te poprawki (art. 68¹ § 1). Wyjątek nie działa, jeśli w ofercie napiszesz, że może być przyjęta tylko bez zastrzeżeń, albo jeśli niezwłocznie sprzeciwisz się włączeniu poprawek do umowy (art. 68¹ § 2). Pierwszy sposób działa, zanim klient cokolwiek dopisze – dlatego to zdanie stoi we wzorze.

Najczęstsze błędy w ofercie handlowej

Oferta wysłana jednemu klientowi ma własne błędy: kwota bez „netto” i „brutto”, przymiotniki w zakresie, brak następnego kroku. O zdjęciach, korzyściach bez dowodów i formatowaniu jest osobny tekst: 3 często popełniane błędy przy tworzeniu ofert.

Cena bez „netto” i „brutto”

Firmie podaj cenę netto z dopiskiem „+ VAT”. Osobie prywatnej podaj łączną cenę z podatkami: ustawa o prawach konsumenta każe ją podać najpóźniej wtedy, gdy konsument zgadza się na umowę (art. 8 pkt 3, a przy umowach na odległość i poza lokalem firmy art. 12 ust. 1 pkt 5, stan na 24.10.2026). Sama kwota bez dopisku to zaproszenie do sporu o różnicę.

Przy umowie z konsumentem zawieranej na odległość albo poza lokalem firmy cena to tylko jeden z ponad dwudziestu punktów, o których musisz go poinformować (art. 12 ust. 1). Jest wśród nich informacja o prawie odstąpienia od umowy – we wzorze wyżej jej nie ma, bo wzór jest pisany dla firm.

Zakres opisany przymiotnikami

„Dokładne sprzątanie” nie mówi, czy myjesz lodówkę. Wpisz czynności i liczby: metry, sztuki, wizyty, godziny. Przymiotnik w zakresie to obietnica bez granic. Klient wypełni ją swoimi oczekiwaniami i będzie ich od Ciebie wymagał w cenie, którą podałeś.

„Szanowni Państwo” do jednej osoby

Zapytanie przysłała Anna – odpisz Annie. „Szanowni Państwo” w odpowiedzi do jednej osoby wygląda jak mail seryjny, nawet jeśli pisałeś go pół godziny.

Oferta tylko w załączniku

Gdy cały mail to jedno zdanie: „W załączeniu przesyłam ofertę”, klient musi otworzyć PDF, żeby zobaczyć cenę. Na telefonie to strona A4 ściśnięta do szerokości ekranu. Najważniejsze wpisz do treści maila: zakres w skrócie, cenę, termin i datę ważności.

Termin ważności krótszy niż decyzja klienta

Oferta ważna trzy dni wygaśnie, zanim wspólnik wróci z urlopu i ją przeczyta. Zapytaj klienta, kiedy zapadnie decyzja, i ustaw datę ważności kilka dni później.

Brak następnego kroku

Oferta kończy się formułką „Zapraszam do współpracy” i klient nie wie, co ma zrobić. Napisz wprost: „Wystarczy odpisać ‚Przyjmuję’”. Jeśli nic innego nie ustalicie, kodeks uznaje umowę za zawartą w chwili, gdy to jedno słowo do Ciebie dotrze (art. 70 § 1).